สวัสดีคร้าบบ กลับมาพบกันอีกแล้วกับ Camphub Upskill by BASE Playhouse วันนี้พี่พีมาเป็นตัวแทนนำสาระและทริคดีดี ให้น้อง ๆ ได้เพิ่มพูนทักษะของตัวเองกันเช่นเคย พี่พีเชื่อว่าน้อง ๆ หลายคนจะต้องเคยประสบปัญหาเมื่อต้องทำงานกลุ่ม ที่ยิ่งคุยงานเท่าไรงานก็ยิ่งไม่เดิน แถมช่วง Study from home แบบนี้ ยิ่งทำให้การทำงานกับเพื่อนยากขึ้นไปอีก
น้อง ๆ อาจจะสงสัยว่าทำไมถึงต้องมีงานกลุ่ม? ในเมื่อทำงานเดี่ยวของใครของมันก็วัดความสามารถได้นี่ บอกได้เลยว่าไม่ใช่แค่นั้นน้า การทำงานร่วมกับผู้อื่น ถือว่าเป็นทักษะสำคัญอย่างหนึ่ง ที่จำเป็นต่อการใช้ชีวิตมากเลย และถ้าเราใช้ทักษะนี้ให้เป็นประโยชน์ ไม่ว่าจะรายงาน โครงงาน หรือชิ้นงานไหน ๆ ก็จะให้เราได้เรียนรู้กระบวนการทำงานนั้นได้ดีกว่าทำคนเดียวแน่นอน
พออ่านถึงจุดนี้ น้อง ๆ หลายคนคงจะนึกภาพตัวเองและเพื่อนแล้วล่ะสิ ไหนใครเป็นสายไหนในงานกลุ่มบ้าง
สายขยัน : จะนัดประชุม คิดโจทย์ ทำหน้าที่มากกว่า 1 เสมอ ต้องเป็นฉัน!
สายลงแรง : อยากได้อะไรบอกเลย จะไปเฟ้นหามาให้ หรือจะให้ช่วยหยิบจับอะไรก็ได้นะ
สายอุปกรณ์ : โดเรม่อนประจำกลุ่ม นัดทำงานที่ไหนเหมือนยกร้านเครื่องเขียนมาด้วย
สายเนี้ยบ : สายตาเฉียบคมประดุจเหยี่ยว สะกดวรรณยุต์ผิดแค่ตัวเดียวก็เห็น
วันนี้ พี่พี ขอแชร์ 5 ทริคที่จะทำให้การทำงานกลุ่มอย่างไรให้ได้ประสิทธิภาพกัน นอกจากจะได้วิธีที่เอาไปใช้ในการเรียนแล้ว ยังเป็นวิธีการสร้างทักษะการทำงานร่วมกับผู้อื่น ที่จะติดตัวต่อไปในอนาคตได้ด้วยนะ ~
1. แบ่งหน้าที่ให้เหมาะสม
หน้าที่ของแต่ละคนสำคัญมากในการทำงานชิ้นนั้นให้สำเร็จ การเลือกคนที่เหมาะสมที่สุดกับงานนั้น ๆ จึงเป็นสิ่งที่ต้องเคลียร์ให้ชัดเจนก่อนเริ่มงาน หากเป็นไปได้ เมื่อได้รับโจทย์แล้ว อาจมีการประชุมครั้งแรก เพื่อกำหนดขอบเขตของแต่ละหน้าที่ ถ้าเป็นได้อาจมีการเลือกคนที่สามารถ lead งานนั้นได้ดีที่สุด เป็นหัวหน้าที่คอยดูแลภาพรวม และเลือกคนที่เหมาะสมที่สุดในแต่ละตำแหน่ง เช่น เพื่อนคนนี้ถนัดเขียน ให้รับผิดชอบการรายงานผลเป็นหลัก หรือเพื่อนคนนี้มีหัวด้านกราฟิก ก็จัดให้รับผิดชอบในส่วนที่ใกล้เคียง การทำอย่างนี้จะช่วยให้สมาชิกแต่ละคน สามารถโฟกัสกับสิ่งที่ตัวเองต้องทำได้อย่างถูกจุด หรือถ้าใครอยากจะถามอะไรที่เกี่ยวข้องกับงานส่วนนั้น ๆ ก็สามารถถามตรงไปที่เพื่อนที่รับผิดชอบส่วนนั้นได้เลย
2. วางกำหนดการ (Agenda) ให้ชัดเจน
เคยไหม? ประชุมกี่ครั้งก็เลยเวลาตลอด แถมยังคุยเล่นมากกว่าคุยงานซะอีก
ปัญหานี้จะหมดไป เมื่อมีการกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมนั้นให้ชัดเจน หรือที่เรียกว่า Agenda หัวหน้ากลุ่มหรือคนที่นำประชุม จะต้อง list สิ่งที่อยากชวนทุกคนมาหารือกันเป็นกำหนดการคร่าว ๆ ให้พอเห็นภาพรวมของการประชุม อาจจะกำหนดเวลาลงไปก็ได้ เช่น เราจะใช้เวลาคุยเรื่องหัวข้อโครงงานทั้งหมด 60 นาที แบ่งเป็น เลือกสิ่งที่ทุกคนสนใจ 20 นาที เลือกหัวข้อที่น่าสนใจ พร้อม discuss 30 นาที และอีก 10 นาที เป็นการโหวตเพื่อเลือกหัวข้อที่จะนำมาทำเป็นโครงงาน ไม่จำเป็นจะต้องประชุมให้อยู่ภายในเวลาเป๊ะ แบบหมดเวลาแล้วเลิกทันทีน้า เพราะการกำหนด agenda คือการกำหนดภาพรวม ให้การประชุมนั้นเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ และจะเป็นการคุมเวลาไม่ให้ออกทะเลเกินไป ที่สำคัญ สมาชิกทุกคนจะต้องตรงต่อเวลาด้วยนะ
3. ไม่ใช้เวลาไปกับการ Discuss เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ มากเกินไป
เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่พี่พีจะหมายถึงนี้ คือเรื่องที่ส่งผลกระทบต่อภาพรวมของงานน้อย แต่กลับใช้เวลาในการ discuss เยอะมาก ซึ่งนอกจากจะทำให้เสียเวลาแล้ว ยังส่งผลต่อระบบการทำงานโดยรวมได้เลยนะ วิธีแก้ไม่ยากเลย ถ้าลองย้อนไปข้อแรก ที่พี่พีพูดถึงการแบ่งหน้าที่ให้ชัดเจน การแบ่งนั้นจะมีประโยชน์ตรงนี้นี่แหละ เมื่อการประชุมถึงทางตันไม่สามารถไปต่อได้ หัวหน้ากลุ่มก็สามารถให้สมาชิกที่รับผิดชอบส่วนนั้นเป็นผู้ตัดสินใจ เพื่อให้ได้มาซึ่ง solution ที่เหมาะสมจากคนที่รู้ด้านนั้นดีที่สุด หรือถ้าถึงทางตันจริง ๆ ให้ลองคิดถึงทางที่เป็นไปได้ แล้วให้สมาชิกทุกคนร่วมกันโหวตก็สามารถทำได้
4. Brainstorm ดี ยิ่งต่อยอดไอเดียให้ไกลขึ้น
ในการ Brainstorm สิ่งที่สำคัญพอ ๆ กับการออกไอเดียเลยก็คือ การสื่อสารระหว่างทีม หากทีมมี mood การสื่อสารที่ไม่ดี เช่น เสนออะไรเพื่อนก็ไม่ชอบ โดนปัดตกไปหมด ก็จะทำให้บรรยากาศการทำงานร่วมกันแย่ลงไปเรื่อย ๆ จนส่งผลต่องานได้ พี่พีอยากชวนทุกคน มาเห็นความสำคัญของการสื่อสารภายในทีม ให้เคยชินกับการมองว่าทุกไอเดียนั้นสามารถเป็นไปได้ เพราะจะยิ่งทำให้สมาชิกในกลุ่มช่วยกันออกความคิดเห็นกันโดยที่ไม่ถูกตัดสิน นอกจากจะทำให้บรรยากาศการทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ไอเดียที่ดูเหมือนจะแปลกไปสักหน่อย หากนำมารวมกับไอเดียอื่น ๆ หรือบิดให้เข้าที่เข้าทาง อาจจะว้าวก็ได้นะ!
Trick : ในการประชุม Brainstorm เราสมารถทำให้ทุกคนเห็นภาพตรงกันมากขึ้นด้วยการสื่อสารทุกอย่างออกมาเป็นภาพ อาจให้ตัวแทนกลุ่มช่วยจดไอเดียเป็นแผนภาพ ใช้กระดาษ post-it ช่วย หรือจะใช้เว็บ Brainstorm online อย่าง Google slide หรือ miro จะยิ่งดีเลย
5. คอยอัพเดทงานกันเป็นระยะ ๆ
การเช็คสถานะของงานร่วมกัน เป็นการช่วยให้งานนั้นดำเนินการตามแผนที่วางไว้ได้สะดวกยิ่งขึ้น หากงานนั้นเป็นงานที่ต้องทำระยะยาว อาจจะเป็นทั้งเดือนนั้น หรือทั้งเทอม ก็ยิ่งต้องมีการอัพเดทและติดตามงานกันอยู่เสมอ ซึ่งก็ทำได้หลายวิธีเลย ทั้งการสร้างไฟล์ไว้ติดตามงาน เช่น Google sheet การนัดประชุมเป็นรายอาทิตย์ ที่จะให้แต่ละคนมาดูความคืบหน้าของงาน สิ่งที่ต้องทำต่อจากนี้ จะทำให้การทำงานในทีมเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้นนั่นเอง
ก่อนจากกันวันนี้ พี่พีขอฝากช่องทางการติดต่อทั้ง TikTok และ Instagram @BASEPlayhouse ไว้ด้วยน้า จะได้ไม่พลาดทริคและสาระดีดีกัน~
สำหรับเดือนหน้า พี่พี และ BASE Playhouse จะมาแชร์ทริค Upskill อะไร ฝากติดตามได้ที่ Camphub Upskill by BASE Playhouse ตอนต่อไปได้เลย ไว้เจอกันน้า
